Charte IA, CSE et règlement intérieur : la procédure et les trames

Ce que dit le Code du travail

Le règlement intérieur fixe les règles de santé et de sécurité, les règles générales et permanentes de discipline et l'échelle des sanctions (article L1321-1). Il ne peut pas restreindre les droits et libertés des salariés au-delà de ce que justifie la nature de la tâche et de ce qui est proportionné au but recherché (article L1321-3).

L'article L1321-5 vise les notes de service « ou tout autre document » qui comportent des obligations générales et permanentes dans ces matières. Le nom du document ne compte pas : charte IA, charte informatique (voir comment y ajouter un volet IA) ou politique d'utilisation, c'est son contenu qui décide. Lorsqu'il existe un règlement intérieur, ce document en devient une adjonction. Dans tous les cas, « en toute hypothèse », il suit la même procédure.

Cette procédure est celle de l'article L1321-4 : avis du CSE, publicité, communication à l'inspection du travail, entrée en vigueur au moins un mois après la publicité. Les articles R1321-1 (publicité par tout moyen) et R1321-4 (deux exemplaires à l'inspection du travail) en précisent les modalités.

Une charte qui se limite à des recommandations, sans obligation ni sanction, n'est pas visée par l'article L1321-5. Elle informe, mais l'employeur ne peut pas s'en prévaloir pour sanctionner.

La procédure selon la taille de l'entreprise

Sources : Code du travail, articles L1311-2, L1321-4, L1321-5, L2311-2, L2312-1, L2312-8 et L2312-38, lus sur code.travail.gouv.fr le 13 novembre 2026.

Dans tous les cas, un dispositif qui collecte des informations sur un salarié doit avoir été porté à sa connaissance au préalable (article L1222-4). Pour les agents publics, ces articles du Code du travail ne s'appliquent pas : les règles propres à chaque fonction publique sont à vérifier avec votre conseil.

Modèle 11 à 49 salariés, avec CSE (.docx)Les trois modèles, en Word et en PDF

Le calendrier, étape par étape

1. Préparer le projet. Charte, liste des outils concernés, date d'entrée en vigueur envisagée. Le générateur de charte IA rédige un projet adapté à votre effectif et à vos outils.
2. Consulter le CSE, s'il existe, avant toute diffusion. Inscrivez la charte à l'ordre du jour d'une réunion et transmettez le projet aux élus avec la convocation. Votre conseil vous indique le délai de consultation applicable à votre entreprise.
3. Diffuser la charte et l'envoyer à l'inspection du travail, le même jour. Diffusion par tout moyen aux personnes concernées (article R1321-1) ; envoi en deux exemplaires, avec l'avis du CSE (articles L1321-4 et R1321-4). Gardez la preuve de la date de chacun.
4. Entrée en vigueur à la date écrite dans la charte, au moins un mois après ces formalités (article L1321-4). Entre-temps, la charte se lit, mais ne se sanctionne pas.
5. Accusé de réception. Faire signer la remise à chaque personne est une bonne pratique : la signature prouve la remise, elle ne remplace aucune étape.

Dépôt au greffe du conseil de prud'hommes. Depuis le 28 mai 2026, date d'entrée en vigueur de la loi n° 2026-403 de simplification de la vie économique, l'article L1321-4 ne le mentionne plus. L'article R1321-2, qui en fixe les modalités, n'a pas été abrogé à ce jour : faites confirmer la conduite à tenir par votre conseil.

Chaque modification de la charte qui touche à ces matières reprend la même procédure (article L1321-4). Prévoyez un numéro de version et une révision annuelle groupée, plutôt qu'une procédure à chaque nouvel outil.

Trames de courrier à adapter

Les champs surlignés sont à compléter. Ces trames sont une base de travail, à faire relire par votre conseil.

1. Point à l'ordre du jour du CSE

2. Courrier à l'inspection du travail

Envoyez ce courrier par un moyen qui donne une date certaine, par exemple une lettre recommandée avec avis de réception, le même jour que la diffusion.

3. Note de diffusion aux salariés

Ce que jugent les tribunaux

• Tribunal judiciaire de Nanterre, 14 février 2025 (RG n° 24/01457). Le juge des référés a suspendu le déploiement d'outils d'IA jusqu'à la fin de la consultation du CSE : utilisés depuis plusieurs mois par des salariés, ces outils dépassaient une simple expérimentation et constituaient une première mise en œuvre.
• Tribunal judiciaire de Créteil, 15 juillet 2025 (n° 25/00851). L'IA est une technologie nouvelle au sens de l'article L2312-8 du code du travail.

Ce sont des décisions de première instance, pas une jurisprudence de la Cour de cassation. Elles concernent des entreprises d'au moins 50 salariés. La leçon pratique : présenter la charte et les outils au CSE avant leur mise à disposition, y compris en phase pilote.

Une autre lecture circule pour les entreprises de moins de 50 salariés sans règlement intérieur : un avenant au contrat ou une note de service suffirait. Cette page retient la lettre de l'article L1321-5, « en toute hypothèse ». Le choix entre les deux lectures revient à votre avocat.

Ce que juge la Cour de cassation sur la procédure

• Sans formalités, pas de sanction. Le règlement intérieur et les notes de service qui le complètent ne produisent effet que si l'employeur a accompli les diligences de l'article L1321-4. Faute de consultation des représentants du personnel et de communication à l'inspecteur du travail, l'employeur ne pouvait reprocher à la salariée un manquement à leurs règles (Cass. soc., 9 mai 2012, n° 11-13.687).
• Le contenu décide, pas le titre. Un document qui se borne à rappeler la loi ne crée pas d'obligation nouvelle et n'est pas une adjonction au règlement intérieur (Cass. soc., 23 juin 2021, n° 19-15.737). Une interdiction propre à l'entreprise en est une.
• La sanction doit être prévue. Dans une entreprise tenue d'avoir un règlement intérieur, une sanction autre que le licenciement doit y figurer (Cass. soc., 23 mars 2017, n° 15-23.090, jugé sous l'ancien seuil de vingt salariés, cinquante depuis 2020). Une mise à pied n'est licite que si le règlement intérieur en fixe la durée maximale (Cass. soc., 26 octobre 2010, n° 09-42.740).
• Procédure suivie, charte appliquée. La violation délibérée d'une charte informatique intégrée au règlement intérieur a été jugée constitutive d'une faute grave (Cass. soc., 15 décembre 2010, n° 09-42.691).

Questions fréquentes